機密文書の処理
事業所で扱う文書の中でも、とくに廃棄や処理で神経質にならざるを得ないのが機密文書。しかし、企業秘密を記載した書類だけが機密文書ではありません。個人情報の記された郵便物や出席者の名簿が記載された会議書類などもすべて機密文書と考えるべきです。福岡の有限会社徳総では万全のセキュリティー環境を整え、お預かりした文書を安全・確実に処理します。機密文書の処理は私たち専門の業者におまかせください。
機密文書の管理、廃棄について
企業の機密文書を適切に処理するにはどうすればよいでしょうか。一般によく知られているのがシュレッダーによる裁断です。ミリ単位の短冊状に切り刻むため、それを貼り合わせて情報を取り出そうとしても困難で、情報漏えいを防ぐという点で有利に思えます。しかし、大量の機密文書を処理するのに1枚1枚手作業となるので効率が悪く、しかも未処理の文書が長時間人目に晒される可能性があり危険です。また、シュレッダー処理した紙くずはリサイクルに不向きと言われています。
もう一つ、回収した文書を製紙工場で溶解処理にかける処理方法があります。この場合、シュレッダーによる裁断とは異なり一度に大量の機密文書を処理でき、しかも処理後の紙は100％リサイクルされるというメリットも。ただし、回収運搬の過程で悪意ある第三者に文書を盗まれるリスクは無視できません。この危険性を排除するには、機密文書を運ぶのにダンボール箱を用いず、鍵付きのキャビネットを用いる必要があります。
注意点
古紙回収はもちろんですが、機密文書処理についても、排出元となる事業者様と回収処理業者との契約に基づいて実施するものです。したがって、回収処理業者へ機密文書の回収・処理を委託する場合は、料金だけでなく処理方法などを事前によく確認し、情報漏洩のリスクを回避できる業者かどうかを見極める必要があります。
シュレッダー処理について
オフィスで使用する紙は上質紙であることが多いため、良質の製紙原料としてリユースできる可能性が大きいと言えます。ただし、自社のシュレッダーで裁断すると細かくなりすぎ、リサイクルに不向きな状態になりかねません。また、書類とじなど金属質の遺物が多く混入したままではリサイクル自体ができなくなります。自社で処分を検討する前に、一度、専門業者に相談するのがよいでしょう。
機密文書の相談前のチェックポイント
機密書類は分別せずに出せるものと、分別して出すべきものとに分類されます。書類ごとに最適な対応が必要です。
| 分類せずまとめて出せる機密文書 | 分類して出すべき機密文書 |
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個人情報漏えいを防ぎます！
企業秘密を記載した書類だけが機密文書ではありません。個人情報の記された郵便物や出席者の名簿が記載された会議書類などもすべて機密文書と考えるべきです。なぜなら、これらを適当に処理してしまうと、会社情報だけでなくお客様などの個人情報まで流出する危険あるからです。
有限会社徳総では万全のセキュリティー環境を整え、お預かりした文書を安全・確実に処理します。機密文書の処理は私たち専門の業者におまかせください。